コンテンツSEOにおいてレギュレーションは、希望通りの記事や質の高い記事作成に欠かすことが出来ません。Webライティングを外注依頼するときに重要なのが、執筆ライター向けのレギュレーションです。
しかし、「レギュレーションってどうして必要なの？」「どうやって作ればいいか分からない」なんて方もいるかもしれません。記事作成代行へ外注、発注をしたことが無いという場合は、このレギュレーションがどのくらい大切かという事が腑に落ちない、良く分かっていないという方も少なくないでしょう。
※決裁権のある方で、稀にこの工程を無駄な工数、コストとおっしゃるケースがありますが。レギュレーションを正しく、そして明確にし策定しておくことでより高いパフォーマンスを発揮出来ます。
この記事では、記事作成でレギュレーションの持つ重要性、レギュレーションがないとどうなるのか？どんな項目を作成すればいいのかなど、基本的なレギュレーションの役割からその具体的な内容まで、詳しくご紹介致します。
目次
レギュレーションとは？
レギュレーションとは、「規則・規定」といった意味があります。ビジネスの中でよく活用されているものになりますが、業界ごとにその中身はそれぞれ若干の意味が変わってきます。Webマーケティングにもこうしたレギュレーションは存在します。
この記事でご紹介するのは、コンテンツSEOや記事作成を外注や外部のライターさんに依頼するときに活用すべきライターに向けたレギュレーションの基礎です。記事執筆をするにあたり詳しくガイドラインとして作成しておくことで、記事の質の安定や工数の削減などに効果があり、業務のスムーズな進行を手助けしてくれるものになります。
レギュレーションですが、実はしっかりと作成し活用している企業と、レギュレーションの作成はせずに外注依頼を行っている企業の両方があります。しかし近年、このレギュレーションの重要性を強く理解し作成し始めた企業も少なくありません。なぜならば、レギュレーションが無く記事作成を進めると大きなトラブルが発生することがあるからです。その辺も踏まえてご紹介してきたいと思います。
「レギュレーション」と「ルール」の違い
「レギュレーション」の同義語として知られているのが「ルール」です。この2つ、同じように見えて実は全く異なる言葉となるのはご存じでしょうか？一般的に広く使われているのが「ルール」です。ビジネスだけではなく、友人関係や家族間、地元仲間など様々な場所でこのルールという言葉は活用されています。
このルールという言葉は、簡単に言えば決まり事・守るべき規則を指すときに用います。一方のレギュレーションですが、これも規則などという意味になるので大まかにはルールと同じ内容にはなりますが、大きく異なる部分が1つだけあります。
それが、「レギュレーションの方が法的な意味合いが強くなる」という点です。ルールが「守るべき規則」なのに対し、レギュレーションというのは「必ず守らなければいけない規則」というものになります。場合によっては、レギュレーションを守らないと法律に触れてしまうという事もあり得ますので、十分注意する必要があるものとなります。
企業の中には社内規定などをレギュレーションと呼んでいるところもあります。そのくらい重要で大切な決まり事なのが、この記事でご紹介する「レギュレーション」です。ルール以上にレギュレーションは、厳格に拘束力のあるものです。
記事やコンテンツ作成に必要なレギュレーションの重要性
記事やコンテンツの作成に対するレギュレーションとは、記事1つ1つの品質を守るために非常に大切なガイドラインとなります。多くの場合、複数のライターに記事を作成してもらうという事もあるでしょう。その中には執筆経験の豊富な方、まだ初心者でスキルが高くない方など様々いらっしゃいます。
こういった場合、レギュレーションを作成しておくことで、誰が作成しても一定の記事の品質を保つ事が出来るため、「特定の人が見ればいい記事だけど、別の人が見れば悪い記事に思われる」という記事のクオリティ、表記のブレ、ずれを防ぐこともできます。レギュレーションとは、記事、コンテンツの質を担保し統一感のある魅力的な内容を作成するためには欠かすことのできない重要な項目と言えます。
レギュレーションがないと起こるトラブルとは？
レギュレーションは、質のいい記事を作り上げるうえで非常に大切な役割を持っていますが、もしもこのレギュレーションがない場合、どんなトラブルが起こるのでしょうか。もしかしたら、今まさにこうしたトラブルや問題に悩んでいる企業があるかもしれません。
それはこのレギュレーションがない、もしくは未整備、未完成のままでうまく活用しきれていないという事が発端となっている場合があります。ここでは、レギュレーションがないと起こるトラブルについてをご紹介致します。
作業工数が増える・想定以上に増加
レギュレーションは、記事作成の基本的な決まりや書き方などが全てまとめられています。 レギュレーション がないという事は、執筆する人によってその記事の文体や表現方法、表記の仕方が全て変わってしまうという事が起きやすくなります。
そうなると、1つ1つの記事、コンテンツに対する修正やフィードバック、内容の変更依頼など、記事作成以外にも作業工数が非常に多くなってしまいます。これらの問題は、 レギュレーションが正しく作成され、尚且つ記事作成を行う全ライターに正しく共有、共通認識として浸透していれば基本は全て統一されるため、必要最低限の修正のみでOKとなりますが、レギュレーションがない場合や、ライターの個性やスキル、経験値により統一性のない全く違った記事が完成してしまいます。
それを1つずつチェックし、細かな修正依頼を行いライターに直してもらう。またそれをチェックしまた違った部分を修正してもらう。このように、1つの記事内だけでも作業工数が多くなってしまうでしょう。 レギュレーション があれば、最低限の基本は守られますので、作業工数が大幅に増えるといったことは防ぐことが出来ます。こうした事からも、業務のスムーズな進行や無駄な作業工数の増加を防ぐためには欠かせないのがこの レギュレーションと言えるでしょう。
コンテンツSEOやSEO対策にとってのマイナス要素
コンテンツSEOやSEO対策にとっても、このレギュレーションは非常に有効的なものになります。Webライティングの中で、SEOを意識する場合に必ず気を付けるべきなのが「トンマナ」だと言われています。トンマナとは、メディアのトーンやマナーの事を指します。
レギュレーションの中にこのトンマナのルールを設定しておくことで、もしもライターがSEOに関する知識やスキルのない方でも、最低限のSEO対策に必要な記事の作り方が出来るようになります。このレギュレーションがない場合、こうしたSEO対策やコンテンツSEOにとって必要な記事作成というのが全くされていない為、大きく修正する必要がでるという事もあるでしょう。
キーワードの使い方、見出しタイトルの作り方、文章の構成、内容の充実性や網羅性など、SEOを意識すべき作成のポイントはいくつもあります。レギュレーションを作成しておけば、誰が作成しても同一のSEO対策が可能になりますが、これがなければそれも不可能となります。
コンテンツSEOやオウンドメディアではこのSEO対策は絶対に外すことはできません。そのため、レギュレーションをしっかりと作成し、ライターに内容を熟知してもらう事で効果的な記事の作成が出来るようになります。
記事にクオリティのばらつきが生じる
レギュレーションは記事の統一感を生み出すために必要不可欠な存在です。ライターが変われば記事のクオリティや、表現方法などは変わってしまいます。それを防ぐためにもこのレギュレーションは非常に大切になります。
ライターが違えばそれぞれの好みや癖などもその記事に反映されていくため、 先ほどお話ししたように「特定の人が見ればいい記事だけど、別の人が見れば悪い記事に思われる」 という偏りが強く出てしまうでしょう。それらを防ぎ、コンテンツの1つ1つに統一性を持たせることが出来るのがこのレギュレーションです。
もしもこのレギュレーションがなければ、本当に必要としているような記事の完成は程遠くなってしまいます。全ての記事をバラバラに作り上げたいという場合はそれでもいいかもしれません。しかし、やはりサイト上のコンテンツは1つ1つの統一感と一定の記事品質、クオリティが非常に重要です。
記事の読みやすさ、分かりやすさ、求める情報を理解しやすく、見つけやすいといった高いクオリティの記事コンテンツを日々更新し魅力あるオウンドメディアの運用によりコンバージョン向上、リード獲得といった成果へ結びつける事が可能となります。しかしレギュレーションがなければそれらも難しくなる場合があるでしょう。
記事作成を最初から全てのやり直しという最悪のケースが頻発する
レギュレーションとは、記事の方向性やゴールを示す指標のようなものです。もしもそのレギュレーションがなければ、先ほどお話しした統一感だけではなく全体的なバランスもバラバラの記事になってしまうという可能性が大きくなります。そうなると、折角作成した記事も全て1から作成をし直さなければいけないという事もあるでしょう。
時間も手間もかかりますし、場合によってはコストもさらに掛かってしまうという事もあり得ます。そうなると、計画通りの業務遂行も不可能となりますし、自社の他の業務にも支障が出てくるという事もあります。
依頼する記事の量が多ければ多いほど、このレギュレーションはかなり大切なものと言えます。もちろん少数記事であっても質を一定に保つためには欠かすことが出来ません。全てをやり直しとなるとライターのモチベーションも下がりさらに記事の質は悪くなってしまうという悪循環に陥ることもあります。
やり直しが生じることで得することなどは何一つとしてありません。そのためにも、このレギュレーションをしっかりと作成し無駄なやり直しを徹底的に防ぐことが大切となってきます。
まずは記事・コンテンツの書き方を明確に！
レギュレーションを作成する前に、記事・コンテンツの書き方をまずは明確にしておきましょう。依頼内容や記事作成代行などの外注業者にもよりますが、記事・コンテンツ制作を依頼する際の作成方法はしっかりと決められていますか？コンテンツの製作はただ単に記事を書けばいいという訳ではありません。
記事を執筆するためには、テーマを決めたりキーワードを選定したり見出しを考えるなど、様々な工程があります。ここを自社で行ってから内容の執筆を依頼するのか、またはキーワード選定やペルソナ設定のみ自社で行い、見出しや記事構成から外注依頼を行うのかによっても、レギュレーションの内容というのは大きく異なっていくでしょう。
「こんな記事を書いてほしい」「こんな方向性で進めていきたい」など、レギュレーションを作成する場合はこうした希望をはっきりとさせてから行わなければいけません。そのためにも、コンテンツの作成方法や手順などをしっかりと明確にしておく必要があります。どこまで自社で行うのか、どこから依頼するのかを決め、その作成方法に沿ったレギュレーションを作り上げていくようにして下さい。
記事作成のレギュレーションの具体的な内容とは？
「レギュレーションが大事なのはわかったけど、作ったことないから実際どう作成すればいいか分からない」と悩んでしまう方もいるでしょう。ここでは、具体的にレギュレーションの中身は一体どんな内容にすればいいのかという事をお伝えいたします。
とにかく大切なのは、自社の記事作成、SEO担当者はもちろん、外部の依頼した外注ライター全てが記事作成におけるルール・規則としてのレギュレーションはもちろんですが。1記事、1記事ごと「なぜこの記事・コンテンツが必要なのか」「何のための記事・コンテンツなのか」「どんな記事構成でどんな流れなのか」という根本的な部分をしっかりと把握する事です。
記事作成のレギュレーションは、土台がしっかりと正しく明確に作られていなければ意味がありません。上辺だけを完璧に見せてもたちまち崩れてしまうでしょう。記事の冒頭でお話しした通り、レギュレーションとは「必ず守らなければいけない規則」です。
レギュレーション作成を行う時は、まずゴールや目的に合ったコンテンツを作成するため、自社のペルソナに見合った内容にするために絶対的に重要となる部分を決めます。これだけは絶対に崩してほしくない、これは必ず守ってほしいという部分をピンポイントで挙げていきます。
作成する形などは自由で構いません。Googleドキュメントで作成、Wordで作成など、様々なツールを使用したものを共有し、書面にしたものを配布するというのもいいでしょう。形式は運用しやすい方法を選んでください。それでは、レギュレーションの具体的な内容についていくつかご紹介致します。もちろんここに掲載した内容だけではなく自社の中で「これだけは絶対に守ってほしい」というものがあればそれも必ず含めて作成をするようにしましょう。
レギュレーション作成の前に記事作成、コンテンツの目的の理解
記事作成、コンテンツの目的の理解を深めることは、コンテンツの質を高め方向性を統一させるために最も重要な要点になります。ここをしっかりしておけば、どういった流れで書くべきなのかが分かります。逆に、コンテンツの目的に対する理解が低い場合、完成後の大幅な修正や全体を通したやり直しなどや、何のためのコンテンツなのかという根本的な軸が定まらない、あやふやな内容になってしまうという事が起きてしまいます。そうなると、先ほどお話ししたような全体を通したやり直しなどを行わなければならなくなります。
もちろんライターがコンテンツの目的を明確に理解するのも重要ではありますが、自社内でも再度しっかりとこの目的を認識し直すのも非常に大切です。このコンテンツは何のために作成するのか、目的は何なのかをハッキリと明確化させ、その軸となる部分を自社、ライター共に共有することで質の高い記事の執筆が可能になってくるでしょう。まずはこの土台部分をハッキリとさせることが何より大切です。
ターゲットの明確化
この記事・コンテンツは誰のために作られたものなのか、どんなターゲット層への発信なのかをしっかりと明確にしておきましょう。同じ内容であっても「20代 男性」なのか「50代 女性」なのかによってかなり方向性は変わっていきます。同じ同姓であっても年代で異なりますし、逆に同年代の異性でもかなり内容は変化させなければいけません。
狙うターゲット層が曖昧では、記事の内容も薄っぺらく核心に迫ったものには程遠くなってしまいます。ペルソナ設定を詳しく記載するも良し、明確化されたターゲット層を記載し狙うべき顧客を記載するも良し、自社の分かりやすいターゲット像をライターと共有することで、同じ方向性の記事を作成することが出来ます。
希望通りの完成形に近づけるためにも、ターゲット層の明確化は必ず行うようにして下さい。このターゲットの明確化を行う事で、なぜこのコンテンツが必要なのか、どんな問題を解決するのか、どんな情報を提供うすべきなのかという事も自然に見えてくるようになるでしょう。
語尾・口調の統一
記事の統一性をあげるためにも大切なのが文章の語尾・口調です。1つのコンテンツ内で「です・ます調」と「だ・である調」が混同していてはユーザーも混乱してしまいますし、何より記事の読みやすさといった質に大きく影響を及ぼします。
また、記事の種類によっては、かしこまった固い口調ではなく、フレンドリーな砕けた口調がマッチするという場合もあるでしょう。こうした話し方もレギュレーション内でしっかりと決めておかなければ、ライターによりばらつきが生じ統一性のないコンテンツが出来あがってしまいます。
語尾や口調を統一することで、サイト内の他コンテンツとのつながりを生み出しやすくなります。ただし、記事の中に引用部分やインタビュー部分などを掲載する場合は統一せず、そのままの文章を掲載するように決めておきましょう。例えば記事の中の文章を「です・ます調」で統一し、そこに引用した部分がもしも「だ・である調」であっても問題はありません。
逆にオリジナル部分と引用部分のメリハリが出てバランスが良くなることもあります。レギュレーションとして作成文章に対する口調を統一することは重要ですが、引用部分はそのままの形で掲載するようにここもしっかりルールとして盛り込んでおきましょう。
表記の統一【トンマナ設定】
先ほどお話ししたトンマナ表記の中で特に重要なのがこの表記の統一です。語尾、口調の統一と似た箇所にはなりますが、コンテンツ内の単語や書き方などは出来るだけ全て統一させるべき項目になりますので、個々は細かく設定しておくようにして下さい。
例えば「子供・子ども」「出来る・できる」などの漢字の使い方、「お客さん・お客様」「恋人・パートナー」などの呼び方、「Louis Vuitton・ルイヴィトン」「NIKE・ナイキ」などのブランド名表記など、コンテンツ内に使用されるであろう単語や名称などは前もってしっかりと表記の統一を設定しておくようにして下さい。
また、数字に関しても細かなルールを決めておく必要があります。「１・1」と全角での記載か半角にするかはもちろん、例えば「千円・1,000円」などの価格帯を書く場合の統一なども明確にしておく必要があります。こうした文章中の言葉の使い方や表記の仕方などをしっかりとレギュレーションとして決めておくことで、統一感のある記事の仕上がりは大きく異なります。
カッコの種類や記号の使用なども統一感を出すためにレギュレーションに盛り込んでください。細かく小さな部分ではありますが、全体的なバランスを良くし質を高めるためにも最も重要と言える部分になるでしょう。
NGワード【トンマナ設定】
NGワードもトンマナ設定に関する部分になります。コンテンツ内で使用してはいけない、避けるべきNGワードは必ずレギュレーションに記載しておくようにして下さい。ライターはもちろんですが、自社内での意識をもう一度高めるという意味でもこのNGワードの設定はとても大切になります。
例えば競合企業や製品の名称、差別的な内容、誤解を招くような誇張表現、法律に抵触するような発言などになります。このNGワードは企業により異なりますので、自社の中で何を使用してはいけないかをハッキリさせておくようにして下さい
基本的には、記事・コンテンツの投稿によってユーザーにマイナスなイメージを抱かせるようなものや誤解を与えてしまうようなものはNGワードとする必要があります。事前に問題になりそうなものは全て禁止にしておくことで、安心してライターに執筆依頼をすることが出来るでしょう。
このようにレギュレーションを明確にし準備しておかなければ、炎上や検索エンジンからの低評価、最悪ペナルティや検索順位の低下などに追い込まれてしまうという事もあります。不特定多数のユーザーが見るものになりますので、情報を発信する側としてはしっかりとした配慮をするという事を心掛け、レギュレーションにはっきり盛り込むようにして下さい。
タグの活用・文字数
コンテンツを1から作成してもらう場合、タグの使用もしっかりレギュレーションとして明確にしておく必要があります。コンテンツSEOに必要なWebライティングでは、大見出し・中見出し・小見出しなどの見出しが用いられています。サイトによっては使用する見出しの数や種類、数などを限定しているという事もあるでしょう。
HTMLにおいて、見出しのHタグや段落をあらわすPタグは頻繁に活用されるものです。ライターにこのタグの使用についてしっかりと理解しておいてもらえれば、スムーズな記事作成も可能になり、修正なども最小限に抑えることが可能になります。
自社のサイトでのコンテンツは見出しの数は決まっていますか？もし決まりがあるならしっかりとレギュレーションに盛り込むようにして下さい。仮に見出しの数などが決まっていない場合、ハッキリとした数で構成を決められないという場合などは、最低いくつの見出しが必要なのか、大見出し・中見出し・小見出しそれぞれの数を決めておくといいでしょう。タグの活用はSEO対策にも大きな影響が出ます。
また、1つの見出しの最低文字数なども一緒に決めておくと、ライターも執筆がしやすくなりますし、全体のバランスも想像しやすくなりますので、希望通りのコンテンツ制作を依頼することが出来るでしょう。1つの見出しで何文字にするか、全体の総文字数はどのくらいかをしっかりと決め、記事のバランスを考えつつ質を高める文字数を見極めることが重要です。
参考にする情報源や、引用元を明確にする。
コンテンツに記載する情報源を全てライター任せにすると、思っていた内容とは違ったものになるという事はよくあります。その場合、修正を何度も行わなければならなくなるためかなりの工数が増えてしまうでしょう。時間も手間もかかってしまうため、参考にすべき情報源がある場合はレギュレーションにそれらも盛り込むようにして下さい。
逆に、この内容は参考にしてほしくないというものもあれば一緒に記載しておきましょう。情報源を明確にしておけば、ある程度の記事の方向性を保つことが出来るようになります。また、情報は検索から調べられるものとは限りません。取材やインタビューの内容、顧客様へのアンケートや聞き取り調査結果など自社オリジナルの情報源などもあるでしょう。
また、書籍やパンフレットなどの紙媒体も立派な情報源として活用が出来ます。様々な情報源を駆使してコンテンツ制作をすることにより、予知具体性も高くなり説得力のある内容を作り上げることが出来ます。レギュレーションでは、こうした情報源などの土台となる部分もしっかりと決めておくことが大切です。
画像掲載のルール
文章の作り方や情報源などと併せて、画像掲載のルールについてもしっかりとレギュレーションに盛り込むようにしておきましょう。画像掲載のルールをしっかりと決めることで記事全体の統一感が増し、安定的な質を維持することになります。サイトによってはオリジナルの画像が求められるという事も少なくありません。また、ユーザーの見やすさや情報収集のしやすさなどという点でもこの画像ルールはとても大切になります。
- フリー素材可
- 画像サイズは横長限定
- 手順の説明はオリジナル画像（画面キャプチャ）のみ
などのように、詳しく画像の選定ルールを設定するこで、完成した全体の記事のバランスもとれ、非常に読みやすい記事となります。無料で活用できるフリー素材のサイトなども一緒に盛り込んでおくのもいいでしょう。また、1コンテンツにどのくらいの画像が必要かなどという点もしっかり設定しておくようにするとスムーズな作成、進行が可能になります。
大見出しタイトルごとに画像を入れたり、特に重要とされる部分にのみ画像を使用するなど、自社の方向性などをしっかりと表現できるようなバランスが大切です。
記事・コンテンツ作成後のチェックもしっかりと
レギュレーションは、記事の作成内容ばかりではありません。完成した後のチェックなどもしっかりと取り決めを行っておくことで、修正を減らし無駄な手間を最小限に抑えることが可能になります。どんな部分に注意して見直しを行ってほしいか、どこを重点的にしっかりチェックしてほしいかなどを明確にし、レギュレーションに盛り込んでおきましょう。
また、記事内容のレギュレーションが守られているかという点もしっかりライターに自らチェックしてもらうことで、もしも直すべき部分が合った場合文章のズレを「防止するだけではなく、言いたいことが何なのかよくわからなくなってしまうという事も防ぐことが出来るでしょう。執筆後のチェックも必ずレギュレーションに記載するようにして下さい。
コピペチェック
コンテンツのコピペチェックは重要です。内容が同じような記事というのは検索内に山のようにあります。ニュアンスや言い方を変えても、どうしてもコピペ率が高くなってしまうという事もあるでしょう。コピペ率の設定は企業ごとに異なります。30％以内という場合もあれば、40％以内でOKという企業もあるでしょう。自社の場合はどの程度のコピペ率までを許容範囲にするかをしっかりと決めておくようにして下さい。
作成後にチェックをし、もしもコピペ率をクリアできていないものがあればライター自身で修正を行い、コピペ率を許容範囲内に収めるようにしてもらいましょう。そうすることで自社内の工数を減らし、納品されたコンテンツのチェックや修正のみに集中することが出来ます。コピペチェックをクリアしているもののみが納品されるため、自社内でのチェック項目も少なくてすむでしょう。
英数字や記号の統一
レギュレーションの作成内容でもお話ししたように、英数字や記号の統一はしっかりと守られているかの確認は重要です。よくあるのが、小文字での指定であるにもかかわらず大文字で数字が記載されている、価格帯が漢字使用の表記と数字表記とがごちゃ混ぜになってしまっているなどがあります。
また、カッコの種類はしっかり守られているか、という部分も確認が必要です。記事の内容は文章だけが重要とは限りません。統一感や全体のバランスをしっかりと守るためにも、数字や記号などもとても大切になります。「！」や「？」なども、使い方を間違えると文章の意味が大きく変わってしまうという事もあるでしょう。
記事を作成している途中では気付きにくいですが、改めて読み返すとレギュレーションを守られていない部分などが見つけやすくなります。大きな間違いではありませんが、記事全体のバランスが崩れてしまうため、こういった数字や記号の間違いは必ず修正し、質の高さを下げることが無いように細かな部分もレギュレーションに盛り込むようにして下さい。
誤字・脱字の確認
コンテンツ作成では当たり前ではありますが、誤字・脱字の修正は必須と言っても過言ではありません。間違った漢字、打ち間違えによる意味不明な文章、使い方を誤っている単語などをしっかりと見直し、文章の内容を整理することが肝心です。誤字脱字チェックについては、MicrosoftからMicrosoft エディターという誤字脱字チェックのためのGooglechromeブラウザの拡張機能がリリースされていますので、このようなツールを活用しつつ誤字、脱字をなくしていくと良いでしょう。
文字数
1つの見出しに対する文字数、記事全体の総文字数など、1つ1つのコンテンツはすべてクリアしているかというのも大きなポイントになります。というのも、依頼をする場合、基本は1文字〇〇円という設定で依頼を行いますが、大量依頼の場合、「1記事3,000文字を100記事作成で￥300,000」という料金で行う事もあります。こういった場合、1記事の文字数が規定より多かろうと少なかろうと金額に差が生じることはありません。そのため、文字数が少ない場合は損してしまうという事もあります。
また、記事の文字数が少ないという事はSEO対策としてもあまり良くはないでしょう。記事全体のバランスも薄っぺらくなってしまい、記事の情報量、網羅性といった観点からも質の低下にもつながります。コスト面はもちろんですが、記事の完成度を高めるためにもこの文字数は重要な部分と言えるでしょう。
ただ単に文字数を稼いでいるのではなく、しっかりと内容のある文章としての文字数を意識した記事の作成をレギュレーションに盛り込むようにしておけば、「文字数が少ない！」「質が低い！」「ユーザーの利益になる情報がない！」といったことも防ぐことが出来ます。
Webライティングでライターが特に注意すべきポイント
レギュレーションは依頼する側がライターへの必須項目として提示するものになります。ですが、意識して質の高い記事を作成するためには、ライターのコンテンツに対する配慮も必要不可欠になります。この部分も、レギュレーションに盛り込むようにするといいでしょう。
もしもライターがスキルや知識のない初心者の場合、このレギュレーションのみを忠実に守り記事の作成を行っていく事になります。その場合、どんな部分に配慮してほしいか？文章を作成する際にどこに意識してほしいかという部分もレギュレーションとして提示することで、ライターレベルによる記事の質の差が小さくなり、統一感のある内容となっていきます。
誤字・脱字
執筆後のチェックでもご紹介しましたが、この誤字・脱字はしっかりと見直しやチェックを行うべき重要な項目になります。執筆した本人でなければ、正しい内容が分からないという事もあるかもしれません。また、作成中に少しでも誤字・脱字を少なくするために意識を高めてもらう事も必要となります。100％完璧となるのは難しいですが、集中して記事作成を行ってもらう事で、少しでも修正のリスクを下げることが重要です。
1つ1つの文章をしっかりと見なおせば、大体の疑似・脱字は修正が出来ます。執筆した本人ならなおさらおかしな点に気付きやすくなるでしょう。ライター自身が注意ししっかりと作成を行うという事に意識を高めていけば、無駄な誤字・脱字を最小限にとどめることが出来るようになります。
記事のまとめ、締めの言葉
記事や文章のまとめ、締めの言葉も、重要なポイントとなるという事を忘れないようにして下さい。「～～となるでしょう」「～～と思われます」など、曖昧な表現は時にユーザーに不信感を与えてしまう事があります。言い切る部分は「～～となります」「～～です」などはっきりと断定するような言い方にするといいでしょう。
文章の流れや内容にもよりますが、情報を発信するという事はその情報に自信をもって発信しているはずです。そのため、曖昧な表現は極力避け、はっきりとした締めの言葉を用いるようにするようにして下さい。
企業としてコンテンツの発信を行う事になりますので、その情報は自信をもってアップする必要があります。そのためにも、話し言葉や締めの言葉は特に重要です。自信のない言葉、曖昧な表現、ふわっとした言い回しではなく、はっきりと断定的な言葉を用いることでリアリティのある言葉、信憑性を高める言い方になります。そのためにも、情報源ははっきりとさせておくようにして下さい。
情報の信憑性
先ほどお話ししたように、情報源をはっきりさせておかなければユーザーに正しい情報を提供することが出来ません。引用やコンテンツURLなどを掲載するという事もあるでしょう。その元となる情報源の信憑性をしっかりと確認しておくことが大切です。企業によっては執筆するライターが独自で見つけた情報源を記載するという事もあります。
その際、自社内で1つ1つの情報源を確認することは非常に大変です。そのためにも、引用やリンクの貼り付けなどを行う場合、ライター自身がその情報源の信憑性をしっかりと確かめる必要があります。
情報を収集していく中で、信頼のおける情報源として扱うことが出来るものなのかをしっかりと見極めていく事が肝心です。ただ単に「こんな話もありますよ」という不確かなものではいけません。正しい情報をしっかりと発信することが何より重要となります。
そのためにも、ライターはただ単に記事を作成すればいいの言う訳ではなく、ユーザーに有益になる情報、信憑性のある確かな情報を正しく執筆する責任がありますので、レギュレーションとして、情報の信憑性に対するルールなども盛り込んでおくと安心できます。
レギュレーションは訂正しながらいいものを作り続ける
レギュレーションは、作って終わりという事ではありません。依頼する執筆内容が変わればレギュレーションの中身も変化しますし、都度見直しを行い修正していく必要があります。レギュレーションは、依頼する側、依頼される側の双方にとって大切な制約です。
作業を行いやすいように、スムーズな制作を後押ししてくれるようにしっかりといいものを作り続けていかなければいけません。サイト運用を続けていけば、新ルールの追加、これまでのやり方の変更点などもいろいろ出てきます。その度に見直しを行い、新しく進化させていく事が大切です。しかし、変更したことでレギュレーションのまとまりが悪くなってしまっては本末転倒です。分かりやすく、しかし的確なレギュレーションを作成するためのポイントを2つご紹介します。
長すぎるレギュレーションはNG
あれも守ってほしい、これもやってほしいと様々なルールを決めすぎると、レギュレーションが長すぎてしまうという事もあるでしょう。長すぎるレギュレーションは、ライターがしっかりと確認をしないという事もあります。流し読み程度になってしまい、必要な部分が伝わらないなんてことも十分あり得るでしょう。
そのため、レギュレーションをまとめたものはA4用紙1枚分程度に収めるようにするのが理想的です。全てを網羅し伝えたい気持ちもあるかもしれません。しかし、ここに記載する事と、最低限のルールというのはまた別の問題になります。
自社が重要と考える必要な箇所に絞り込んでまとめるようにしましょう。残りは修正の際やフィードバックの時に確認するなど工夫が必要です。また、レギュレーションの量が増え複雑化してしまうと大切な部分も理解してもらえず、折角レギュレーションを作成しても意味がなくなってしまいます。
上手く活用しお互いの意識を同じ方向にするためにも1枚に収め、「印刷をして執筆する際に手元に置いてもらう」「1つのタブで表示しておき執筆をすすめながら確認できるようにしておく」など、ライターがいつでも見やすく確認しやすく作成することが大切です。
工数削減に役立っている？
レギュレーションを作成するという事は、そもそも工数を減らすという事が最大の目的です。スムーズなコンテンツの作成や修正を最小限にするためのものですが、このレギュレーションを守るという事に意識しすぎて、工数が余計に増えてしまっていては意味がありません。
レギュレーションを作ることが目的になってしまっている、レギュレーションを守ることが目的になってしまっているとなると、本来の工数削減という目的からは程遠くなってしまいます。レギュレーションというのは、あくまで業務のフロー効率化の手段です。
そのため「レギュレーションを作る」という事が目的になってしまわないように注意しなければいけません。レギュレーションを作るのは、質の高い記事、統一性のある記事の作成を行うためです。ルールの追加や見直しをするたびにこの意識が薄れてしまうという事はよくありますので、本来の役割を忘れず、正しいレギュレーション作成を行えるようにすることが大切です。
まとめ
高品質な記事の作成を行うためのガイドラインとなるレギュレーション。修正にかかる手間を最大限省き、記事の作成に必要なポイントをしっかりと盛り込んだものはサイト運用には欠かせない存在となっています。正しいレギュレーションの作成を行えば、ライターのレベルに関係なく一定の品質を保ったコンテンツを生み出すことも出来るでしょう。
そのためにも、まずは自社内でしっかりとルールを決め、正しく的確なレギュレーションの内容を精査する必要があります。何が重要か？不要な部分はないか？ライターが見やすく理解しやすい内容となっているか？など、しっかりと確認を行いWebビジネス拡大に役立たせていきましょう。
